Tous les articles de robert.b sur le cabinet d’avocats du futur : quelle stratégie adopter pour bien gérer sa transition numérique ?

Sécurité cabinet avocats

Sécurité cabinet avocats

Méfiez-vous des hackers : le risque zéro n’existe pas !

Avocat en entreprise

Alors que les hackers sont de plus en plus nombreux et dangereux, de nombreux cabinets d’avocats, par manque de temps ou de connaissances (et c’est le cas pour de nombreuses autres entreprises), ne sont pas assez sécurisés face à cette menace.

Les hackers ciblent les particuliers (exploitation de la vie privée, usurpation d’identité ou des moyens de paiement), les professionnels (entreprises de toute tailles et catégories) ou encore les gouvernements (exploitations d’informations et secrets gouvernementaux). De ce fait, un avocat est une cible privilégiée car, de par sa fonction, il est amené à utiliser et stocker l’une de ces catégories (et même parfois toutes) de données sensibles.

La cybersécurité est donc un sujet essentiel pour tous les avocats et cela peut commencer par un diagnostic de sécurité de votre cabinet.

Quelques conseils pour sécuriser votre cabinet d’avocats

Avocat clair

  • Ne notez JAMAIS vos mots de passe ou ceux de vos clients sur une feuille de papier, des blocs notes, documents word, .txt ou excel par exemple. Dans tous les cas, il doit s’agir de mots de passe complexes. Utilisez plutôt des solutions de chiffrement type SafeInCloud, dont vous pourrez trouver les tutoriels ici.
  • Activez la double authentification sur toutes les plateformes “sensibles” (Facebook, WhatsApp, DropBox, Microsoft, Apple, OVH, etc.)
  • Utilisez des mots de passe complexes (ou si possible TouchId) pour accéder à tous vos appareils connectés à Internet (ordinateurs, smartphones, etc.)
  • Si vous transportez des données sensibles sur un disque dur ou une clé USB, utilisez un logiciel de chiffrement pour les protéger type VeraCrypt
  • Privilégiez des navigateurs Web indépendants type Firefox ou Chromium
  • Chiffrez vos email lorsque vous rédigez dessus des données sensibles avec FlowCrypt
  • Utilisez des Cloud certifiés SecNumCloud

Tout cela vous parait compliqué ou trop long à mettre en place ? Pas de panique, en sa basant sur les recommandations en sécurité de la CNIL, un expert en cybersécurité robert.b peut vous accompagner dans votre mise en conformité vis à vis des différentes préconisations indiquées sur ce document. N’hésitez pas à nous contacter !

Plateforme numérique avocats

Plateforme numérique avocats

 

Vous travaillez parfois à distance avec vos collabs ? Vous souhaitez optimiser l’organisation de vos tâches au quotidien et visualiser en temps réel où en sont chacun de vos collabs ? Vous êtes las de voir votre boite mail saturée par des messages de votre équipe ?

Le digital ne doit pas être un facteur de remplacement de votre activité mais doit au contraire vous aider à l’optimiser.

Chez robert.b, nous sommes persuadés que le fondement d’une transformation digitale réussie repose sur les Hommes et leurs expertises.

Partant de ce principe, la première étape de ce processus incrémental et s’inscrivant dans la durée, consiste à réaliser un diagnostic précis des procédures de tous les collabs avec le numérique.

Quelle que soit la taille de votre Cab, et même si vous êtes indépendant, les avocats ont des problématiques communes auxquelles le digital peut répondre :

Comment gagner du temps ?

Avocat simple

Une fois les problèmes relevés lors d’un diagnostic précis de vos process internes, la création et/ou la mise en place d’une plateforme numérique sur-mesure peut vous éviter les tâches récurrentes et chronophages :

  • Remplacer les emails par un espace d’échange interne et sécurisé : chaque collab recevra sous forme de notifications (de la même manière qu’un réseau social) les informations qui leur sont personnellement adressé. Cela permet de ne se concentrer que sur l’information utile et donc de gagner du temps ;
  • Numériser les archives au format papier afin de retrouver plus facilement vos dossiers dans un espace sécurisé interne, avec un système de recherche par mot-clé (nom, date, etc.) ;
  • Partager vos documents dans des dossiers sur un Cloud sécurisé : cela permet de ne pas perdre de temps à rechercher des informations localisées par exemple sur certains postes ou serveurs dans vos bureaux ;
  • Générer des reportings simples et visuels mettant en évidence les avancées de chaque collab : checklists, barres de progressions, etc. L’idée étant que les associés et les équipes puissent évaluer à tout moment les tâches réalisées, en cours ou restantes à effectuer ;
  • Automatiser les saisies redondantes : par exemple récupérer les informations déposées sur Excel pour les implémenter graphiquement sur un CRM ou toute autre Système d’Information ;
  • Relier par API tous les outils utilisés : l’idée étant d’avoir une seule plateforme centralisant vos données (appelée “Digital Workplace”) : documents, bases de données clients, partages d’idées en interne, réunions, emplois du temps, notifications, etc.

Comment mieux communiquer en interne ?

Avocat humble

La communication est un levier essentiel de la réussite de toutes les activités. La déperdition de l’information (emails non-lus, pertes de documents ou de données, etc.) peut parfois entraîner des insatisfactions en interne, ou même de la part de prospects et de clients.

Il ne s’agit pas encore une fois d’investir dans une solution « clé en main », apportée par exemple par une LegalTech inconnue. Non, l’objectif est de trouver un outil simple qui répondra à vos problématiques organisationnelles.

Déjà utilisés par certains confrères, Trello est un outil de gestion de projet qui va dans ce sens. Construit autour de la méthode KanBan (méthode agile développée à l’origine par Toyota au Japon), Trello vous permettra d’organiser efficacement et visuellement vos projets et vos objectifs où que vous soyez. De plus, cet outil a l’avantage d’être gratuit à la base, ou peu coûteux lorsque vous souhaitez bénéficier de toutes les fonctionnalités qu’il propose.